Agendar uma reunião com uma pessoa-chave de um cliente, marcar uma visita para apresentar seu portfólio de produtos ou serviços a um tomador de decisão de uma empresa, é parte fundamental do trabalho de todo vendedor.

Neste artigo, separei algumas dicas que irão ajudar você, vendedor, a obter sucesso no agendamento de reuniões e visitas.

Como agendar uma visita

Inicialmente, faça uma consulta nos mecanismos de pesquisa, sobre a empresa e, se possível, sobre a pessoa com a qual você deseja se reunir. Se tiver amigos em comum, ou quem lhe indicou também facilita o primeiro contato.

Como o seu objetivo é agendar a reunião, no primeiro contato, seja o mais breve possível, não adiante detalhes de seu produto, nem valores. Seu objetivo no momento é o agendamento da visita, tenha sempre isso em mente.

Um dos gatilhos para você aumentar as chances de sucesso no agendamento de uma visita ou reunião é sugerir horário e duração da reunião, pois a mensagem para o seu interlocutor é que a reunião será breve.

Dê sempre mais de uma opção e dirija a conversa para obter a resposta com um agendamento.

Por exemplo: “Gostaria de uma reunião breve para apresentação do portfólio da minha empresa de, no máximo, meia hora. Podemos nos reunir na segunda às 14h ou na terça às 10h, qual a melhor agenda para o senhor?” Qualquer que seja a resposta, você já conseguiu seu primeiro passo que era o agendamento da reunião.

Outra boa dica, caso você tenha que agendar uma reunião em um local distante de seu trabalho é dizer que você estará na região durante um determinado período e que gostaria de se apresentar pessoalmente e o portfólio de sua empresa.

Por exemplo: “Eu estarei em BH na próxima semana me reunindo com algumas empresas e gostaria de aproveitar a viagem e marcar uma visita, tenho disponíveis terça de manhã ou quarta-feira à tarde, qual das duas datas é melhor para o Senhor”?

Como agendar a reunião com a pessoa que decide

Para conseguir falar com o tomador de decisão, descubra quem são as peças-chave na empresa. Essas informações podem ser obtidas por meio das redes sociais, como LinkedIn, por exemplo.

Quando não conseguir encontrar o nome desse colaborador através desses meios, ligue para a empresa e pergunte quem atualmente ocupa o cargo de Gerente de compras na empresa, por exemplo. Após alguns minutos, ligue novamente, mas agora diga: “Gostaria de falar com Sr. Fulano de Tal, gerente de compras”.

Não se esqueça do motivo do contato: AGENDAR UMA REUNIÃO. Não comece a venda pelo telefone, segure a ansiedade.
Uma ação que gera excelentes resultados também é, através de seu networking, identificar amigos em comum com a pessoa com a qual você quer se reunir, ou funcionários da empresa com os quais você possui contato.

Antes de falar com o cliente que você quer agendar, tente encontrar um amigo ou um contato da mesma empresa, e peça indicação. Após isso, veja com seu colega se pode usar o nome dele para o primeiro contato ser mais amigável.

Obtendo a confirmação da agenda

Após a reunião marcada, solicite o e-mail do contato com o qual você irá se reunir e mande o agendamento ou por algum APP de CRM, ou Outlook Calendar e solicite que o contato confirme a reunião com dia e horário da visita.

Entre em contato com a pessoa que indicou a pessoa-chave e agradeça, pois, assim você também irá estreitar o relacionamento com este profissional e sempre terá um bom caminho de um acesso a informações e contatos importantes. Se a pessoa for da mesma empresa, marque um café rápido com ela, imediatamente antes ou após a reunião para agradecê-la pessoalmente.

Faça sempre anotações de tudo para ter controle de quando terá que voltar a ligar ou outros detalhes, no caso de não trabalhar com um CRM. Tenha métricas do que está gerando os melhores resultados nos agendamentos de reuniões, como, por exemplo, dias e horários nos quais obteve maior sucesso na concretização de agendamentos.

Tenha uma meta de reuniões por dia, e persiga esta meta até fechar todo seu calendário.

Sempre trabalhe sua agenda com uma antecedência de 15 dias. Caso tenha agendado uma reunião com mais antecedência, alguns dias antes faça contato para confirmar a reunião, principalmente se for necessário viajar.

Como agendar uma reunião impossível?

E o que acontece quando, apesar de todos nossos esforços, não conseguimos agendar aquela reunião importante para nosso resultado? Mesmo após vários contatos, ainda não conseguimos agendar a reunião, o que podemos fazer?

“O sucesso nos negócios tem tudo a ver com fazer conexões.” Essa é uma frase de Richard Branson, fundador do grupo Virgin e autor do livro “How to Get a Meeting with Anyone” (“Como marcar uma reunião com qualquer pessoa”).

São três perguntas principais, mas você deve respondê-las do ponto de vista do cliente.

– Que motivo faria com que ele parasse o que está fazendo para atendê-lo?
– Por que ele teria urgência em recebê-lo?
– Por que ele precisa de você, em específico?

Com as respostas na mão, lembre-se da técnica do Elevator Pitch, uma forma de passar seu recado em 1 minuto, com assertividade, clareza, objetividade e persuasão: Fale sobre o valor que ele irá receber durante a reunião, quais informações você irá transmitir que são essenciais para ele.

Faça contato com intermediários entre você e a pessoa-chave da organização na qual você quer chegar. Essa pessoa será seu primeiro contato mais próximo com seu prospect e poderá transmitir para ele a importância de recebê-lo.

Para chamar a atenção do seu prospect, você deve estar muito bem informado sobre o problema/necessidade dele. No momento que ele perceber que o que você irá falar na reunião tem valor para ele, o agendamento da reunião será um sucesso.

Paulo Torrezan
Engenheiro, palestrante e consultor de empresas. Possui mais de 36 anos de experiência em vendas, desenvolvimento de negócios, gestão de equipes, planejamento estratégico de vendas, planejamento comercial. Orienta equipes de vendas para o atingimento de metas, conquista e fidelização de clientes.
Especialista em Gestão Estratégica e Inovação, pela Copenhagen Business School (Dinamarca) e em Negociação pela University of Michigan (EUA).